居家办公,老板总觉得你在摸鱼怎么办?

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居家办公,老板总觉得你在摸鱼怎么办?
发布日期:2022-05-20 11:35    点击次数:149

近期,奥密克戎病毒在多地散发,部分城市进入疫情封控状态。居家办公,成为很多公司需要适应的工作方式。

 

然而,缺乏面对面的工作环境,无论对于企业还是员工而言都是一个巨大的挑战。

 

老板眼中和员工眼中的居家办公,总是存在着认知差异:由于无法盯着员工工作,老板总是担心员工是否在家“摸鱼”,觉得员工不够自律、工作不饱和、对工作敷衍了事等等;而员工虽免去了通勤的麻烦,但工作效率容易拖延和受到外部干扰,需要时刻紧盯电脑手机信息、工作生活的边界被打乱,从而产生焦躁的情绪。这些问题不仅影响着远程工作的推进效率,长期下去更会影响到企业的内部凝聚力。

今天的文章,我们从管理者和员工两个视角整理了一些解决方案,让员工能够提高在家办公的效率,正确“向上管理”,同时也让老板打消员工在“摸鱼”的疑虑。

01 老板眼中vs员工眼中的居家办公

 

后疫情时代,对于大部分打工人而言,居家办公已不再陌生。随着各类云办公、在线协同软件的日益丰富和完善,大多数行业实现居家办公的困难不在于工具,更在于相互沟通与理解。

 

员工与老板所处的不同立场与视角,使得两者在居家办公期间的关系发生了巨大变化。

 

隔着电脑手机屏幕,再心大的老板也常常存在着不安全感——员工毕竟不在视线范围内,如果不够自律,拿着工资在家“摸鱼”怎么办?工作态度敷衍、任务推进效率低下又怎么办?

 

图源网络

 

但对于员工而言,离开了需要通勤打卡的办公环境,居家办公也并不全如想象中的美好,甚至很多时候都是“有苦不敢言”。艾媒咨询曾经发布过一份《2020中国职场新春居家办公报告》,数据显示41.1%居家办公受访者反馈“日均办公时长延长”,在办公室虽然偶尔加班但有界限,而居家办公的加班甚至需要007在线待命。传统办公模式下工作与生活的空间边界、时间边界和心理边界逐渐被模糊。

 

图源网络

 

老板与员工之间的互相不理解,极大影响了工作的沟通成本与推进效率,也加剧了各自的焦虑与烦躁感。在面对存在着各种不确定性事件的未来时,老板和员工的心理状态都将变得相当脆弱。

当远程办公变成一个常规选项,企业和员工如何适应这种办公“新常态”,成为了每个企业与员工需要进修的必修课。从管理者和员工的视角,其实都有很多可行的技巧。

  

02 管理者如何设置合理有效的远程工作模式?

 

对于老板而言,远程工作最大的障碍在于无法面对面地和员工推进工作,过去依赖于线下沟通缓解的摩擦成本骤然增加。

 

其实,无论是线上还是线下,没有合理有效的管理机制,老板就都无法防止员工的“摸鱼”行为。如果只是在线上照搬工作,远程上班只会费力而收效不佳。甚至一些繁琐的管理员工手段(例如实时开摄像头监控员工),还会让员工倍感束缚,成为吐槽风暴的中心。

 

但设置一些有效的远程工作模式,却可以大幅缓解这种管理困境,即便居家办公也让企业维持一种高效、务实、有创造力的工作氛围。在远程办公时,信任是培养团队中心理安全感的重要组成部分。

 

1.扎实做好目标管理,淡化过程管理

 

管理远程办公员工的一大误区是,总试图把员工的时间占满用尽,以为让员工随时保持着高强度工作状态就能够达到产出目标。实际上,居家办公更重要的在于目标的完成,老板大可扎实地做好目标管理,而淡化管理过程的烦恼。重要的是员工能把事情做到位,老板也充分信任员工,彼此遵守契约。

 

OKR(即目标与关键结果法),就是一个很好的目标管理工具。具体操作中,需要先设定O(Objective),再配以多个KR(Key Results)。这个“O”必须是重要具体的、有强烈行动导向的目标;而“KR”则必须是能够明确定义、有明确完成时间、可衡量、有挑战的结果。

 

管理者在为员工制定好恰当的工作目标(包括任务的目的、描述、所需目标、DDL、任务负责员工等具体内容)后,就可以适当放手,让员工充分发挥能动性达成KR。若一些员工同时有着多项任务,管理者提前提示任务的优先级,以保证重要任务的按时推进。

 

远程办公的最高境界,是能够充分激发员工活力、创造力,让员工在自洽的状态下产出更多高质量成果。

 

2.及时设置反馈环节

 

淡化管理过程,不代表管理者就可以当“甩手掌柜”,等着员工呈现完美的工作成果。及时设置反馈环节既能够反映员工遇到的问题和协作需求,也能让领导了解工作中的关键难点所在,大家合力攻克,以提高组织整体的效率。

 

员工之间的性格差异,导致不同人的反馈意愿有着较大差距。部分员工会怯于提出问题,选择自己在一个问题上钻牛角尖,不仅不能有效解决问题,还徒增了员工的焦虑感——毕竟居家环境下,不会有同事能够及时发现你的困境。

 

因此对于管理者,应当设置一些反馈环节,减少线上沟通的等待响应成本。例如,在布置工作任务时,先告知员工需在某个任务布置后的多少时间内需要完成,中途如有问题向谁反馈,然后与员工确认在这个时间段内能够完成的可能性。考虑到居家办公的一些特殊情况,管理者可根据工作性质预留一定的缓冲时间。

 

3.安排简单高效的沟通会

 

员工烦心居家办公的一个重要原因,在于工作无法像线下一样与同事们保持同频。因此,管理者可以多安排一些简单高效的线上沟通会,加强定期沟通,让员工们简要介绍各自工作进度和心得。

 

不过,这些会议的频率和质量也非常重要。尽量让会议时间缩短到半小时左右,可以有效提高员工在开会时的注意力。同时,沟通会里应尽量减少不必要的废话,让每个员工用两三分钟时间概括说明情况即可,提高沟通效率。这样的沟通会,可根据不同部门工作特点设定次数,不宜过多而给员工带来额外负担,起到沟通效果即可。

 

在沟通的过程中,管理者应当给予员工充分的尊重,及时回应员工所提出的问题,并对工作的完成给予肯定。

 

此外,若居家办公期间工作量有所减少,团队还可以集中资源让员工开发一些新的需求。居家的环境下,员工或能从生活中发掘潜在的业务点。

 

4.规范上下班时间

 

从线下办公到居家办公,最显著的益处是员工们减少了来回通勤的烦恼。这就更加考验员工的“自我管理”能力。不少老板总会缺乏安全感地担忧员工没有按时“上岗”。所以,居家办公的员工虽然无需线下打卡,但规范一个统一的上下班时间仍十分必要。

 

不同部门可以根据各自业务需要,设定具体的“到岗”“离岗”时间,通过群里打卡、早会等形式,让居家上班也具有“实感”。与之对应的,下班也可以启用简单的晚会或者工作总结形式,让员工对当日工作内容进行梳理,身心从一天忙碌的工作中抽离出来获得休息。

 

这种明确划分的时间阶段,有助于员工在家也能保持工作和生活的相对独立性,提升工作效率。

03 员工如何提高效率,消除老板的“摸鱼”疑虑?

 

从员工的角度来看,远程工作面临着工作效率和工作效果的双重挑战。不仅自己的工作效率容易拖延和受到外部干扰,而且工作效果也没办法通过面对面沟通的方式传递给老板。

 

其结果就是员工要么自己进入不了状态,要么工作的效果没及时展示给老板。这都会带来在家上班时效率的滑坡。

 

因此,如何通过提高效率,打消老板的疑虑,就成了在家办公期间首先需要解决的痛点。

 

从方法论上,员工不仅要优化自己的工作方式,也要增加沟通的主动性,提升个人的“信用度”,让老板觉得自己是可以信赖的。

 

在工作方式层面,设定正确的工作任务、制定合理的工作计划是提升工作效率的两大核心。

 

1.针对当前业务情况,设定正确的工作任务

 

远程或者在家办公的状态下,从公司、从上级获取信息的渠道变少、数量变少。一旦个人目标与团队目标、组织目标发生重大偏离,那么就无法交付高质量的工作成果。

 

那么,如何在家中办公也能设立正确的工作目标?

 

首先是要学会识别组织、团队在当前阶段最重要的业务重点,从当前的形势中,主动找到符合自己业务的事情做,将个人目标与团队目标进行结合,从而设定正确的工作任务,才能产出高质量的工作成果。

 

举个例子,在当前疫情严重的形势下,很多实体企业的线下生意遇到了非常大的冲击,那么如何通过数字营销来带动销售增长,就成了企业当前最大的重点。

 

无论是一线的零售员工,还是在中台,还是在后台,都需要思考如何帮助推进线上业务。这种集体性的意识,就是在帮助老板进行业务管理。

 

如果远程办公期间,你能出色地完成份内的工作,那么你已经成功了一半。如果你多跨出一步,对团队的目标建言献策,寻找到自身业务的增值点,在某种程度上来说就是“超预期管理”。

 

2.制定合理的工作计划

 

有了正确的工作目标之后,就得通过合理的工作计划、关键任务来对目标进行承接。

 

疫情之下,考虑到外部环境的变化非常之快,因此建议远程办公的时候,更多以周为单位来制定工作计划,以天为单位来明确需要达到的工作目标和产出的任务结果,每周还要对工作计划进行动态调整,以确没有偏离正确的轨道。

 

在家办公时,员工可以将公司的工作计划,细化拆解为自己每天的任务清单,也就是我们经常说的to-do-list。

 

罗列任务清单的时候,可以基于重要性和紧迫度,确定每项任务完成的优先级。因为远程工作相对更容易受到干扰,只有以终为始,想清楚自己每一天必须产出的重点成果,才不会偏离工作主航道。

优化工作方式,增加工作计划的有效性,才能减少做无用功,增加与公司的协同。

但是耕好了自己的一亩三分地,也不代表老板能够穿透物理世界的墙,看到员工是否真正在为公司努力。

那么,远程办公打消老板顾虑的核心方法究竟是什么?重要事情说三遍,沟通,沟通,还是沟通。

不仅能“主动沟通”,更能做到“善于沟通”的人,可以在居家上班的日子里给老板带来更多的好感。

 

主动汇报工作进展、主动报备疑难问题、及时回复群消息……这些都是让老板放心和省心的“基本操作”。

 

3.主动汇报工作进展

 

《哈佛学不到的经营策略》的作者马克·麦考梅克曾经说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作。相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”有人认为这句话过于武断。然而,我们通过总结许多企业的管理问题,发现了其中的共性:多数时间内下属的汇报少于上司的期望。

 

一个事实是:工作进度最后的1%永远是由你的汇报完成的。当老板来询问进度时,说明你已经缺失了这一重要环节。再次催问时,说明老板对你就不放心了。当你每次工作都有监督者出现催问的时候,你的这种“99%”工作习惯就已经影响了团队的效率。潜移默化之中,你可能就失去了成为一个靠谱的人的机会。

 

所以,有效沟通的重点是:

 

主动告知每天的工作安排和一周的工作小结

 

这样可以让老板在见不到你,不知道你在干什么的时候,知道你的工作目标和进展,让领导放心,同时对齐目标,确保力出一孔。

 

留出提前量

 

常规的工作准时交,甚至最好提前提交,不要让领导来催你,尤其是跨部门合作的项目。 

4.主动沟通疑难问题

 

主动报备疑难问题,主动反馈,能让自己在有限时间内,取得更大的工作进展。

 

虽然在家办公,线上沟通不如在办公室当面沟通方便,但是如果怯于沟通,一旦卡壳起来,开始一个人的内耗,那么老板和同事都只是被消耗着时间而没有进展。而主动沟通,就是一种停止内耗的办法。一个愿意主动沟通疑难的员工,不仅能给老板省不少事情,也能给自己节约大把时间。

 

因此遇到困难千万不要一个人憋着想办法,而是主动去给老板发消息、打电话、发邮件,利用好老板设置的反馈窗口,事半功倍。

 

5.及时回复群消息

 

远程办公的痛点之一,便是团队无法有效高效合作。

 

但通过及时有效的回复,能大大提升团队之间的协同效应,而时刻“状态在线”的员工也能获得老板更多的信赖。

 

对待老板,事事有回音,件件有着落,会给领导留下踏实稳妥的良好印象。和同事也是如此,积极沟通工作遇到的问题,以便拉齐工作进度、解决卡点。

职场不是一个人的单打独斗,叠加上协作意识和团队精神,才能让企业或公司走得更远。远程,正好也是锻炼团队协作的重要场景。不如将这个挑战,视作一次优化自己工作方式的机遇。

 

疫情期间,在家办公的员工通过自我管理和向上汇报,增加老板心里的确定性,能够带来双赢。

 

事实上,远程工作的好处并不少。斯坦福大学一项针对16000名员工的研究表明,远程工作带来了更少的病休和更安静的工作环境,从而带来了13%的效率提升。Facebook创始人马克·扎克伯格就是一个在家上班的热衷人士,更多和家人相处的机会以及更好的独处环境,带给他更多的创造力。而良好的工作状态,本就是良好生活的一部分。

 

从这个角度来说,好好上班不摸鱼,其实不仅是在让老板放心,更是在为自己负责。

 

脱离时空桎梏的混合办公固然带来了极大的灵活性,但是不能“一刀切”。如何进行高效的沟通和管理,对于个人和组织来说都是一种挑战。

 

希望我们的这些建议能帮“在家上班”的你经历“微笑曲线”,度过倦怠的的瓶颈期,进入更好的工作状态。

来源 | 经纬创投(ID:matrixpartnerschina)

作者 | 经纬创投;编辑 | 亚亚

内容仅代表作者独立观点,不代表早读课立场



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